Аутсорсинг закупок: как бизнес сокращает расходы и получает надёжное снабжение без собственной команды
Процесс закупок часто требует вовлечения руководителя. Порой даже в мелких и казалось бы простых проектах. Закупочные сервисы СМАРТ и аутсорсинг закупок позволяют передать повторяющиеся процедуры внешней команде, но сохранить внутри компании контроль, бюджет и финальный выбор. Рассказываем в этом материале, как облегчить свою рутину и какие инструменты для этого есть.
Как передача процедур закупки снижает затраты
Представим компанию, которая регулярно закупает перчатки, упаковочную ленту, разнообразные крепежи. Для ленты задают ширину и толщину, для крепежа размер и материал, затем сравнивают предложения провайдеров по одинаковым характеристикам. И казалось бы, решение можно принять в пользу дешёвого варианта, но немного с другой фасовкой. Однако он может увеличить затраты: придётся покупать лишний объём или повторно оформлять заказ. Если вы заранее уточните параметры упаковки и минимальной партии, это поможет избежать такого расхождения. У продавцов уточняют производителя, артикул, количество, массу, габариты, маркировку, комплектацию, сертификаты, инструкцию, гарантию, условия возврата. До оплаты согласуют адрес склада, условия отгрузки, наличие позиции, комплект документов. А если нужного изделия в наличии нет, то решение о возможном аналоге принимает заказчик. Внешняя команда подбирает подходящие варианты, а требования к совместимости с оборудованием уже определяет внутренний сотрудник компании.
Сэкономить можно, но когда затраты на внешнее исполнение для одной категории ниже затрат внутреннего варианта при одинаковых качестве и условиях. В обеих моделях учитывают цену товара, доставку, необходимые налоги и сборы, последствия сбоев, если их удаётся оценить. К внутренней добавляют труд штатных специалистов, к внешней относят стоимость работы СМАРТ и оставшиеся согласования владельца бюджета.
В нашей регулярной практике мы выполняем согласованные операции:
принимаем и уточняем заявки по согласованным требованиям;
ищем и проверяем поставщиков, контрагентов, собираем предложения, ведём переговоры;
сравниваем предложения по характеристикам, условиям, доставке, критериям клиента;
готовим варианты для выбора и организуем сделку после решения клиента;
координируем логистику и оплату, контролируем сроки, документы, получение товара;
отслеживаем поставку, фиксируем отклонения и передаём заказчику вопросы вне согласованных правил.
Не все виды закупок разумно отдавать внешней команде сразу. Например, небольшой, но стабильный объём однотипных заявок внутренняя команда может обслуживать дешевле в пересчёте на одну процедуру. Но всегда можно начать с одной категории, и лишь потом при необходимости передать закупочную функцию на аутсорсинг под ключ.
Как проверить закупочную модель на одной категории
Соберите счета, заявки, сведения о задержках и трудозатратах.
Назначьте сотрудника для утверждения бюджета, требований и финального выбора.
Согласуйте с командой СМАРТ состав работ, порядок обмена информацией, ответственного и действия при отклонениях.
После пробного периода сравните фактические затраты, соблюдение сроков, соответствие требованиям и затраченные сотрудниками часы.
В заявке важно перечислить наименование товара, требуемый срок выполнения или поставки, критерии выбора и ответственный за решения. Во время процедуры клиент видит статус, ответственного и следующий шаг, а контроль поставки помогает раньше заметить отклонение и определить, кому и как действовать.
Время подготовки и организации сделки отличается от срока доставки, который зависит от поставщика, перевозчика, согласований и действий клиента. Стоимость определяют после разбора задачи с учётом объёма закупок, числа категорий, сложности процедур и уровня необходимой помощи.
Если пилот подтверждает более низкие затраты при сопоставимом качестве предложений и понятном ходе поставки, внешней команде можно передавать в работу следующие категории закупок. Если же с внутренней командой (при условии налаженной работы) вы справляетесь эффективнее и быстрее, то аутсорсинг закупок для вашей компании пока может быть ситуативным решением – в поддержку внутренней команды.
Обратно к списку