Содержание
Чем полезно это решение
Решение позволит оптимизировать затраты на материалы и комплектующие, закупаемые для планового ремонта оборудования, технического обслуживания, устранения поломок и т. д. Оно поможет разобраться в графике планово-предупредительных работ, особенностях закупок комплектующих для оборудования и т. д
Преимущества и недостатки
Решение содержит простые и понятные рекомендации. С его помощью удастся повысить точность планирования затрат и не превышать бюджет.
Для сокращения расходов на ремонт и техническое обслуживание оборудования важно выбрать наиболее экономичный способ не только проведения этих работ, но и их планирования. Своевременный и регулярный ремонт обеспечит сохранность техники, не потребует больших усилий и затрат, а главное, поможет избежать крупномасштабных работ в случае серьезных поломок.
Чтобы найти резервы для экономии, предстоит:
- выяснить, кто в компании проводит ремонт: кто исправляет поломки, кто отвечает за планово-предупредительные работы (как минимум свои сотрудники или подрядчики);
- удостовериться, что необходимые мероприятия планируются и выполняются своевременно и в полном объеме;
- наладить контроль закупок материалов и комплектующих;
- разработать процедуры контроля расходов на ремонт.
1. Как оценить эффективность планирования ремонтных работ
Чтобы оценить эффективность планирования ремонтов и технического обслуживания, нужно запросить план предупредительных работ у технических специалистов и проверить, согласовываются ли периоды выполнения работ с планами деятельности компании, достаточно ли средств для ремонтов.
Как проверить план-график работ. Нужно убедиться, что план предупредительных работ включает:
- календарный график работ с детализацией по видам (единицам) оборудования и указанием его остановок. Если ремонтов, требующих полной остановки, несколько, то целесообразней проводить их одновременно;
- список необходимых запасных частей и комплектующих с указанием того, что нужно заказать, как и когда оплачивать, – отдельно стоит отметить товары, получаемые по предоплате. Эта информация нужна для точного планирования бюджета движения денежных средств, чтобы несвоевременный платеж не привел к изменению сроков поставок и не нарушил весь график ремонтов;
- информацию о типах, сроках и стоимости работ с привлечением сторонних специалистов. Если в компании свои ремонтники, то и обоснование причин, по которым отмеченные работы нельзя выполнить своими силами. Причины могут быть следующие – нет дополнительных сертификатов или допусков на них (например, контроль и поверка измерительных приборов и узлов учета энергии, обслуживание газовых горелок, труб высокого давления и т. п.).
Как оперативно сверить план ремонтов с планами деятельности предприятия. Календарный план ремонтов необходимо сверить с планом выпуска продукции (выполнения работ, оказания услуг) и планом продаж. Здесь, возможно, потребуются дополнительные комментарии менеджеров по продажам об объемах реализации. Особое внимание следует уделить тем месяцам, когда планируется полная остановка оборудования. Если планы деятельности предприятия не совпадают с графиком остановки работ, но состояние оборудования не так критично, то можно перенести ремонт на более ранний или поздний срок.
Как проверить источники финансирования. Для каждого плана предупредительных ремонтов и обслуживающих работ необходимо определить потребность в средствах (суммы и даты) и сверить с бюджетом движения денежных средств. Если на деятельность компании влияет сезонность, лучше не допускать совпадения крупных выплат (процентов по кредитам и займам, покупку материалов) с датами платежей по ремонту (оплаты работы подрядчиков, закупки комплектующих и т. д.). Скорректировать план финансирования можно, перенеся ремонт оборудования на конец сезона – когда появятся свободные денежные средства, либо сделать его в начале, но тогда собственных средств может быть недостаточно и придется привлекать дополнительные источники (краткосрочные кредиты и займы), что приведет к удорожанию содержания оборудования.
Как обеспечить точность планирования ремонтов в будущем. Ремонты и техническое обслуживание планируют на основании ретроспективных данных и рекомендаций производителя оборудования.
Чтобы обеспечить точность прогнозов, нужно иметь полную базу о прошлых работах. Делают это технические специалисты. А сотрудники, которые занимаются планированием финансов, могут проверить наличие паспортов (формуляров) для каждой единицы оборудования. По этим паспортам можно сверить периоды между ремонтами с графиком планово-предупредительных работ, проверить количество израсходованных на ремонт запасных частей и комплектующих, соответствие фактических сроков планово-предупредительных работ декларируемым производителем. Источником паспортных данных служат сметы подрядчика, заказы-наряды собственного ремонтного подразделения, требования-накладные на расход запасных частей. При небольшом перечне оборудования ведение паспортов возможно в Excel, при значительном – понадобятся специальные программы, позволяющие не только накопить информацию, но и обработать ее для составления плана.
Ведем ручной поиск контрактов сразу в нескольких платных программах, отбираем тендеры с авансом и с короткими сроками расчетов. Более подробную информацию о данной услуге можно посмотреть по этой ссылке.
2. Как контролировать закупку запчастей для ремонта оборудования
Чтобы убедиться в корректном планировании и закупке требуемых для ремонта оборудования материалов и запчастей, нужно проверить, соответствует ли запланированное количество и номенклатура в плане закупок:
- потребностям в запасных частях, заявленным техническими специалистами;
- размеру оптимальной закупочной партии и сохранности страхового запаса (если он установлен.
Размещая заявку у поставщика, необходимо определиться с оптимальным объемом закупочной партии. Для этого следует учесть:
- потребность в комплектующих и запасных частях (количество, номенклатуру);
- наличие складских площадей, позволяющих обеспечить хранение нужного количества материалов;
- предложения поставщиков, готовых предоставить скидки за крупную партию;
- постоянное наличие на складе поставщика необходимых товаров;
- порядок оплаты;
- срок поставки;
- простои оборудования из-за отсутствия комплектующих или дефекта купленной запасной части.
Для комплектующих изделий, отсутствие которых может привести к простоям и другим серьезным последствиям, дорогостоящим деталям и материалам с длительным сроком поставки, нужно произвести дополнительный анализ, прежде чем установить минимальный размер закупки.
Предоставляем все услуги по бухгалтерскому сопровождению в самые короткие сроки и по самым популярным направлениям, более подробно об этом можно посмотреть при переходе по данной ссылке.
Критерий | Характеристики критериев | |||
Вариант 1 | Вариант 2 | Вариант 3 | Вариант 4 | |
Потребность в наличии | Ежемесячно | Раз в полгода | Ежемесячно | Ежеквартально |
Необходимое количество | 2–3 единицы | 2 единицы | 20 единиц в месяц | 5–6 единиц |
Возможность хранения | Отсутствует | Отсутствует | Имеется без ограничения | Имеется для 3 единиц |
Наличие скидок у поставщика | Отсутствуют | Отсутствуют | До 20% от стоимости партии | Отсутствуют |
Количество поставщиков | 1–2 поставщика | 3 поставщика. Только экспорт | 5–6 поставщиков | 2 поставщика на внутреннем рынке. 3–4 на внешнем |
Наличие на складе поставщика | Постоянно | Постоянно | Постоянно | Бывают перебои в поставке на внутреннем рынке. На внешнем рынке имеются постоянно |
Порядок оплаты | По факту поставки | Предоплата за 15 рабочих дней | Без скидки – по факту, со скидкой – предоплата | На внутреннем рынке – по факту поставки. На внешнем – предоплата 5 рабочих дней |
Сроки поставки | 2–3 дня | 10 рабочих дней после предоплаты + таможенные процедуры | 2–3 дня | 7 рабочих дней |
Простои оборудования из-за отсутствия комплектующих (или дефектов) | Возможны | Возможны, если не произвести замену в течение календарного месяца после обнаружения дефекта | Невозможны. Возможно снижение качества продукции при работе на оборудовании с дефектом | Возможны |
Заключение | Держать минимальные складские запасы в размере потребности для одного экстренного случая. В связи с узостью круга поставщиков обеспечить мониторинг непрерывности его деятельности | Не держать запас, а закупать для планово-предупредительных работ по графику. Ежедневно контролировать состояние узла в межремонтный период | Держать запас в размере партии, на которую можно получить скидку | Держать максимально возможный для хранения запас. Ежедневно контролировать состояние узла в межремонтный период |
Ситуация: как систематизировать информацию о расходах на обслуживание оборудования
Совет: прежде чем оплачивать ремонт оборудования, проверьте, закончился ли гарантийный срок производителя.
Совет: согласовывая расходы на ремонт оборудования, сопоставьте их со стоимостью новой техники.
3. Видео-инструкция оптимизация затрат бизнеса и сокращение расходов
Обратно к списку