Архив должен быть на каждом предприятии. И в этой статье мы расскажем о том, какого плана должны придерживаться те, кто хочет справиться с этой работой самостоятельно.
Скажем сразу, процесс этот не слишком сложный, но очень кропотливый, требующий колоссальной внимательности, глубокого знания законов, тщательности и щепетильности. Если описанная ниже инструкция покажется вам слишком сложной, вы всегда можете обратиться за помощью к профессионалам. Например, в петербургскую компаний «Первый Городской Архив» — http://pga-spb.ru, которая уже долгие годы занимается организацией архивов на предприятиях Северной столицы.
Подготовка — пошаговая инструкция
- Изучение требований закона. Начать нужно именно с этого, чтобы разобраться, что именно и каким образом нужно хранить.
- Решение оргвопросов — например, нужен ли вам только бумажный архив или вы будете создавать также его электронную копию.
- Издание приказа о назначении ответственного лица.
- Разработка номенклатуры дел — как правило, она проводится с опорой на федеральный Перечню типовых управленческих архивных документов.
Создание архива
Процесс непосредственного создания архива состоит из двух важных частей — архивной обработки документов и подготовки помещения, где будет располагаться хранилище.
В свою очередь обработка состоит из следующих этапов:
- Сбор документов и их предварительная оценка — необходимо выявить, имеются ли лакуны, то есть есть ли утраченные бумаги и каким образом их нужно восстанавливать. В абсолютном большинстве случаев такая нехватка обнаруживается.
- Экспертиза научной и практической ценности бумаг. Важно, опираясь на закон и текущие рабочие процессы, разобраться, какие документы должны попасть в архив, а какие нет. На практике очень часто в кабинетах такой хаос, что рядом с ценными документами лежат черновики и случайно распечатанные файлы, не несущие никакой значимости.
- Определение сроков хранения документов.
- Прием на хранение всей неиспользуемой в данный момент документации.
- Составление номенклатуры дел — как правило, выполняется в соответствии с принятым стандартом, но это не обязательно.
- Выделение дел с истекшим сроком годности — это очень важно, что просроченные документы нельзя просто выкинуть даже на этапе создания архива. Их нужно правильно оформить и уничтожить.
- Подготовка всех соответствующих актов.
Завершающий этап
Завершающая стадия состоит из следующих шагов:
- Разработать разрешения и ограничения доступа, чтобы четко понимать, кто именно и каким образом может попасть в архив.
- Разработка учета приема и выдачи документов — это необходимо для того, чтобы бумаги не исчезали из архива бесследно в процессе работы.
- Переплет и физическая организация архива.
- Учет актуальных бумаг.
Обратно к списку