Содержание
1. Этикет деловой переписки2. Правила деловой электронной переписки
3. Эффективное деловое общение с заказчиком
Регламент делового письма стал складываться ещё в домостроевские времена, когда годовые отчеты губернских воевод царю именовались "сказками", а исходящие письма от нижестоящих чиновников вышестоящим "отписками". К XIX веку окончательно сформировался имперский стиль делопроизводственного документооборота. Серьёзный кризис делового письма наступил при военном коммунизме, когда на освободившиеся места "буржуазных спецов" хлынул поток управленцев "дополнительного призыва", от сохи, от станка, часто без единого класса школьного образования. Приходилось кремлёвской администрации спускать по инстанциям образцы формуляров для всех уровней советских чиновников.
В пост-советской России стандарты постоянно обновляются, приближаясь к европейским, но многие традиционно сложившиеся формы делового этикета остаются незыблемыми.
Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат
1. Этикет деловой переписки
В отличие от личной переписки деловые письма являются документами, поэтому их написание регламентируется государственными стандартами. Сейчас действует ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым следует руководствоваться при написании документов, как электронного, так и бумажного вида.
Обязательными элементами делового письма являются реквизиты автора письма и адресата, дата написания.
Подробное описание реквизитов приводится в названном стандарте. В письме также должны присутствовать все необходимые части: обращение, вступление, основная часть и заключение. Возможен и постскриптум.
Обращение должно звучать официально, независимо от того, в каких отношениях состоят адресат с переписчиком. Чаще всего это «Уважаемый…», «Господин…», «Дорогой…», далее следует имя или имя и отчество.
Если в документах употребляется имя и фамилия, то сначала пишется имя (или имя и отчество). Если же употреблена фамилия и инициалы, то инициалы пишутся после фамилии.
Сокращения слов, помимо общепринятых аббревиатур, в документах не допускаются.
Вступление может состоять из одной фразы или даже слова. Оно зависит от вида делового письма (сообщение, гарантийное письмо, ответ, напоминание и другие). Например «Довожу до Вашего сведения» или «Прошу».
Заключайте выгодные контракты как единственный поставщик, напрямую без участия в тендерах!
Выбрать заказчиков для работы по прямым договорам2. Правила деловой электронной переписки
Далее следует основной текст письма, выдержанный в деловом стиле.Деловой стиль - это отсутствие в тексте разговорных слов и формулировок, метафор и сравнений, точность и недвусмысленность высказываний, корректность изложения. Будьте по возможности краткими и конкретными. Разумеется, в письме не должно быть орфографических и пунктуационных ошибок.
Большой текст принято разделять на смысловые абзацы с отступом в начале 1,25 см. Постарайтесь, чтобы первый и последний абзац не содержали более четырёх строк.
Заключение обычно содержит благодарность за сотрудничество и фразы типа «Искренне Ваш…», «С уважением, …».
Согласно современным требованиям текст письма печатается шрифтом Times New Roman, кеглем 12-14, с интервалом между строками 1-1,5. Если в письме более одной страницы, то их нужно нумеровать, начиная со второй. Номер проставляется в середине страницы сверху при отступе 10мм.
Если электронные формы документов во многих программах существуют в виде готовых форм, то в случае обращения к бумажному носителю правила этикета рекомендуют писать деловые письма на хорошей белой бумаге формата А4. Возможно использование фирменного бланка организации.
Если вам нужно срочно отправить письмо, лучше воспользоваться электронной почтой.
Отвечать на деловые письма в электронном виде принято в течение 48 часов (исключая выходные дни), а на бумажные письма – в течение десяти дней с момента получения.
3. Эффективное деловое общение с заказчиком
Для того, чтобы не повторять на каждых переговорах сказку про белого бычка, стоит обзавестись такой формой как Протокол договоренностей, фиксирующей итоги каждой вашей коммуникации. В протоколе следует выделить следующие ключевые моменты:1. Предмет переговоров.
2. Присутствовали: (участники).
3. Достигнутые договорённости.
3. Актуальные задачи по итогам переговоров.
4. Сроки выполнения поставленных задач.
Для напоминания о достигнутых договоренностях можно прибегнуть к таким оборотам как "согласно Вашему письму от...", "исходя из достигнутых ранее договорённостей", " в соответствии с названным Вами сроком», «учитывая важность поднятого Вами вопроса» и т. д.. Подобные проявления делового письменного этикета будут лучшей рекомендацией Вашего профессионализма.
Каждое сообщение следует сконцентрировать на конкретном вопросе. При наличии нескольких проблем, заключенных в одном тексте, всегда есть риск о чем-то забыть или не получить определенного ответа.
Для подведения итогов переписки можно использовать постскриптум (дословно: "запись после письма"), выделенный латинскими заглавными буквами P и S в конце текста отдельным абзацем.
Вместе с подписью можно указать номер своего телефона для непосредственной связи.
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку